Top 5 bí quyết giúp thành công trong việc quản lý dự án

Lên kế hoạch chi tiết cho dự án

Lập kế hoạch là một việc không thể bỏ qua trước khi bắt đầu một dự án. Bất kể làm bất cứ công việc nào, cần phải có kế hoạch để hướng đi được rõ ràng, thoát khỏi sự mơ hồ kéo dự án trì trệ. Điều quan trọng nhất của việc lập kế hoạch chính là xác định rõ được mục tiêutiêu chuẩn thành công của dự án. Dựa vào 2 điều này, doanh nghiệp sẽ có được những giai đoạn, bước đi cụ thể đạt dự án gặt hái được kết quả mong đợi. 

Thêm nữa, phạm vi dự án có khuynh hướng tự mở rộng, mà nguồn lực thì có hạn. Do đó, việc lập kế hoạch từng bước, xác định mục tiêu nào cần làm và mất bao lâu để đạt được, doanh nghiệp sẽ dự phòng được những trường hợp rủi ro, lãng phí khi phạm vi dự án mở rộng. 

Lập kế hoạch cho dự án
Lập kế hoạch cho dự án

Lắng nghe ý kiến của khách hàng và các đối tượng liên quan đến dự án

Kế hoạch dự án bắt đầu từ nhu cầu và cũng kết thúc từ nhu cầu. Dù có hoàn thành đúng thời hạn, kế hoạch vẫn không thể gọi là thành công nếu không đạt được mục tiêu đề ra. Ngược lại, nếu dự án mang lại giá trị cho khách hàng dù cho không hoàn thành đúng thời hạn, thì vẫn được coi là một dự án thành công.

Khách hàng ở đây không chỉ là những người sử dụng dịch vụ, sản phẩm mà là cả những khách hàng nội bộ – những người nhận được giá trị từ dự án. Để dự án có ý nghĩa, bắt buộc phải lắng nghe ý kiến của khách hàng, đề ra mục tiêu và hành động hướng đến khách hàng. 

Xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả – phát huy vai trò của người quản lý

Ai quản lý dự án đều cũng trải qua những trăn trở trong quá trình xây dựng và kết nối đội nhóm. Làm việc nhóm giúp ta có thể giải quyết những công việc mà một người đơn độc không thể làm được. Lúc này, đòi hỏi người quản lý dự án cần phải có năng lực kết nối, thúc đẩy sự nỗ lực và hợp tác giữa mọi người trong nhóm. Phát huy điểm mạnh, bù trừ điểm yếu của mọi người trong nhóm để dự án được hoàn thiện nhất. Bên cạnh đó, trưởng nhóm phải biết linh hoạt trong cách lãnh đạo, lăng nghe ý kiến mọi người và phát huy các xung đột chức năng để các thành viên cởi mở đưa ra các ý tưởng hay nhất.

Quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án

Rủi ro là những thứ ảnh hưởng xấu đến dự án. Bằng việc dự đoán những gì có thể xảy ra và thực hiện biện pháp, doanh nghiệp có thể bình tĩnh xử lý các vấn đề. Rủi ro không gây ảnh hưởng xấu nếu có sự chuẩn bị. Quy trình quản lý rủi ro gồm 4 bước cơ bản:

Bước 1: Xác định các rủi ro

Nếu ta càng chú tâm vào việc rủi ro các tồn tại hay không thì dự án càng dễ thất bại. Doanh nghiệp nên suy nghĩ xem làm thế nào để dự án “thất bại”, từ đó dự trù trước những phương án đối phó

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Trong quá trình thực hiện dự án sẽ có hàng trăm rủi ro có thể xảy đến cùng một lúc. Điều quan trọng là đánh giá mức độ rủi ro và đưa ra thứ tự ưu tiên của rủi ro

Bước 3: Xây dựng các đối sách cho rủi ro và các biện pháp giảm thiểu tác động của rủi ro

Bước 4: Giám sát những rủi ro

Lưu ý rủi ro luôn thay đổi và cần được giám sát và theo dõi trong suốt dự án

Ứng dụng công nghệ – phần mềm hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dự án

Thời đại công nghệ phát triển, việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý toàn bộ dự án một cách rất đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả thành công của dự án. 

Phần mềm quản lý dự án công việc Life Office đến từ công ty CP Công nghệ Lifetek sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn với 4 đặc điểm cạnh tranh:

Tự động hóa quy trình Quản lý dự án

Phần mềm Life Office sẽ giúp cho việc quản lý dự án được dễ dàng hơn rất nhiều vì mọi thứ đều được tự động hóa. Tiến độ dự án được cập nhật rất chi tiết và trực quan, thể hiện bằng các bảng biểu, sơ đồ. Từ đó nhà quản lý và các thành viên có thể nhìn vào đó để đánh giá hiệu quả của dự án, có phương án điều chỉnh kịp thời. 

Quản lý tiến độ công việc bằng phần mềm Life Office
Quản lý tiến độ công việc bằng phần mềm Life Office

Ngoài ra, phần mềm còn tự động hỗ trợ nhắc việc, email lịch họp, tự động tạo công việc,  tạo báo cáo,… tần suất lặp lại thông minh theo ý người sử dụng, giúp các nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn và nâng cao năng suất làm việc. 

Dễ dàng kết nối và tích hợp

Tất cả các văn bản, công văn, thông tin quan trọng đều được tích hợp trên hệ thống đám mây của phần mềm Life Office, giúp tất cả các thành viên dễ dàng tìm kiếm thông tin, đồng nhất thông tin giữa các bộ phận liên quan đến dự án. Đặc biệt, việc tìm kiếm dữ liệu lại vô cùng đơn giản với tính năng tích hợp giọng nói, file scan trong tìm kiếm.

Đồng thời, trên hệ thống phần mềm, các phòng ban, thành viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin với nhau thông qua hộp chat, email,… 

Hệ thống giám sát tự động

Ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào, sếp hay các nhân viên có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc theo thời gian thực một cách trực quan và nhanh chóng. Công việc nào cần được hoàn thành, ai đang thực hiện, đánh giá chất lượng công việc, đo lường hiệu quả dựa trên con số,… tất cả đều được thống kê và hiển thị tự động chỉ trên một phần mềm. 

Quản lý công việc dựa trên lược đồ Gantt
Quản lý công việc dựa trên lược đồ Gantt

Bảo mật dữ liệu an toàn

Việc tích hợp tất cả các thông tin của doanh nghiệp lên cùng một hệ thống sẽ giúp đảm bảo trong việc bảo mật dữ liệu, tránh sự xâm phạm của bên thứ 3. 

Xem Thêm

Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả cao

Trên là các bí quyết giúp bạn quản lý dự án xuất sắc. Nếu bạn muốn tối ưu quy trình quản lý dự án nhờ vào phần mềm Quản lý dự án Life Office, mời bạn liên hệ chúng tôi.

Basil198

Basil198 chuyên viên SEO ( Search Engine Optimization ) luôn hết mình với công việc để đạt được kết quả tốt nhất. " Ngày mai, tôi sẽ trở thành tôi, ở một phiên bản hoàn hảo hơn! "

Trả lời

Đóng menu

ĐĂNG KÝ

https://lifetek.com.vn/

Vui lòng điền đầy đủ các thông
tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên
lạc lại trong 24h làm việc.

090.414.3388

ĐĂNG KÝ

Vui lòng điền đầy đủ các thông tin dưới đây.
Chúng tôi sẽ liên lạc lại trong 24h làm việc.

091.401.3388

Liên hệ