Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng quy mô, nhà quản trị sẽ gặp thêm nhiều khó khăn hơn trong quản lý, giám sát. Vì thế mà hệ thống ERP ra đời đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiều doanh nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Thế nhưng quy trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp là không hề dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến 7 bước triển khai ERP đơn giản mà hiệu quả.
Phần mềm ERP là gì?
Hệ thống ERP là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp đa chức năng giúp doanh nghiệp nhất quán trong việc thu thập, lưu trữ, phân tích hay ra quyết định. Nhờ có ERP, doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi nghiệp vụ từ tài chính, nhân sự, sản xuất, khách hàng đến quản lý công việc,…
Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Hệ thống ERP cần được triển khai trong doanh nghiệp, đặc biệt là ở thời đại 4.0. Vậy vai trò ERP với doanh nghiệp là gì?
- Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả trong một “all-in-one”.
- Tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ nhà quản trị quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể với hệ thống ERP.
- Hạn chế sai sót hay chồng chéo thông tin giữa các cá nhân, phòng ban.
- Kiểm soát dễ dàng mọi hoạt động của cá nhân, dự án, phòng ban hay tổng thể doanh nghiệp.
Xem Thêm
Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm quản trị ERP đối với doanh nghiệp
Các bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp
1. Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Trước hết cần xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp: khối lượng công việc, nhu cầu giải quyết, thách thức/khó khăn,… Bước này nhằm xác định rõ mục tiêu, phạm vi hoạt động cũng như yêu cầu đặt ra cho hệ thống ERP. Triển khai ERP sẽ không phải dễ dàng nhưng có thể hiệu quả rất lớn nếu có sự chuẩn bị ngay từ ban đầu.
2. Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Đây mới thực sự là bước khởi đầu của mọi dự án. Bước này cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết, thời gian và phạm vi triển khai cũng như tiêu chí đánh giá hiệu quả. Tại bước lập kế hoạch cần có cuộc họp trao đổi giữa các bên để đưa ra và thống nhất một kế hoạch cụ thể nhất. Lập kế hoạch là bước rất quan trọng trong quy trình triển khai hệ thống ERP do đó doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian. Khi kết thúc sẽ có trong tay một bản kế hoạch hoàn chỉnh, chi tiết được sự thống nhất của các bên.
3. Xác định nhân sự tham gia dự án
Phân bổ nhân sự không chỉ dừng lại ở giao/nhận việc mà còn cần đảm bảo giao “đúng người đúng việc”. Ban lãnh đạo hay các nhà quản trị sẽ là người đưa ra các quyết định quan trọng trong mọi giai đoạn triển khai hệ thống ERP. Không chỉ đưa ra quy trình triển khai hệ thống ERP mà còn phải kết nối, phổ biến thông tin đến các bộ phận, phòng ban nhằm thực hiện dự án hiệu quả. Ngoài ra còn cần các nhân viên nắm rõ quy trình nghiệp vụ của từng phòng ban chịu trách nhiệm thử nghiệm ERP và kiểm duyệt, đào tạo lại người dùng cuối.
4. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP, cả trong nước và nước ngoài. Mỗi phần mềm lại có ưu nhược điểm riêng dẫn đến khó khăn cho việc lựa chọn. Doanh nghiệp có thể đánh giá sơ bộ một hệ thống ERP bằng cách tham khảo các tài liệu hoặc nhờ tư vấn từ chuyên gia.
Giải pháp phần mềm LIFE ERP tối ưu
LIFE ERP sẽ là một trong những lựa chọn tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ERP hiệu quả. Phần mềm này có thể sử dụng trực tiếp dựa trên hệ thống ERP được thiết lập sẵn hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật của hệ thống LIFE ERP
- Hệ thống ERP tích hợp nhiều module phần mềm: MRP (quản lý sản xuất), CRM (quản trị quan hệ khách hàng), HRM (quản trị nguồn nhân lực), OFFICE (quản lý công việc dự án).
- Tự động cấu hình ngôn ngữ, thêm trường dữ liệu động.
- Dữ liệu tự động hóa tùy chỉnh theo mọi thao tác, chỉnh sửa của người dùng trên hệ thống.
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm sản xuất, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng,…
- Số hóa tài liệu, OCR tài liệu scan thành văn bản số.
- Cho phép tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhanh chóng: tìm kiếm dữ liệu trên file scan, tìm kiếm bằng giọng nói, hỗ trợ tìm kiếm theo ngôn ngữ tự nhiên NLP.
- Hệ thống ERP đến từ LIFETEK là sản phẩm tiên phong tích hợp cả trí tuệ nhân tạo (AI) trong xử lý kho dữ liệu lớn và trợ lý giọng nói ảo.
- Quản lý quy trình động, tự động hóa mọi thao tác người dùng.
- Hệ thống ERP tích hợp eKYC trải nghiệm người dùng qua hệ thống xác thực định danh điện tử IDPs. Đồng thời xác thực các giao dịch qua sinh trắc học vân tay và nhận diện khuôn mặt.
5. Triển khai dự án ERP vào thực tế doanh nghiệp
Giai đoạn này nhà cung cấp sẽ chuyển giao công nghệ, tài khoản, tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng giải pháp ERP theo yêu cầu thì tại giai đoạn này nhà cung cấp sẽ tiến hành thiết kế, điều chỉnh sao cho phù hợp với các nghiệp vụ hay yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP sẵn có thì bước triển khai sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn.
6. Đánh giá, nghiệm thu triển khai phần mềm erp
Sau khi triển khai thử nghiệm thành công sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa hệ thống ERP vào vận hành thực tế trong doanh nghiệp. Cần phải đảm bảo các tiêu chí đánh giá sau trước khi đưa vào triển khai trên diện rộng:
- Các chức năng phần mềm phù hợp với quy trình, nghiệp vụ của doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp với các phần mềm sẵn có trong doanh nghiệp.
- Các phân hệ, module phần mềm có sự liên kết chặt chẽ.
- Tính thân thiện, dễ sử dụng đối với người dùng.
- Triển khai thành công nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian.
- Khả năng quản lý, kiểm soát đa chiều.
- Độ bảo mật dữ liệu, thông tin trong hệ thống ERP.
- Cơ sở hạ tầng CNTT
- Tổng chi phí triển khai: giấy phép, triển khai, đào tạo, bảo trì, điều chỉnh và các yêu cầu về phần cứng.
7. Cải tiến hệ thống ERP
Liên quan đến các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống ERP trong doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ bảo trì, bảo hành miễn phí các lỗi trong khoảng từ 12 – 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể mở rộng, cải tiến các chức năng mới cho phù hợp với quy trình, nghiệp vụ mới trong doanh nghiệp.
Kết luận
Hệ thống ERP trong doanh nghiệp đóng vai trò quản trị, kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp. Đưa hệ thống ERP vào thực tế hoạt động doanh nghiệp không còn là điều quá khó với quy trình 7 bước triển khai ERP hiệu quả cùng ứng dụng phần mềm LIFE ERP với nhiều tính năng nổi bật.
