Phần mềm ERP hay giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP có lẽ là khái niệm không còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu hết về những lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý doanh nghiệp này mang lại. Cùng LIFETEK tìm hiểu tất tần tật mọi thông tin về phần mềm ERP nhé!

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP hay ERP system là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt có thể hiểu là “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Đây là mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của cùng một hệ thống phần mềm duy nhất. Bởi vậy nó còn có tên gọi là hệ thống ERP trong doanh nghiệp, với khả năng tự động hóa từ A – Z mọi hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm ERP ra đời là câu trả lời cho bài toán hiện trạng các doanh nghiệp Việt đang phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau trong quản lý dẫn đến dữ liệu bị phân tán, thông tin chồng chéo giữa các phòng ban. Hệ quả là năng suất làm việc giảm, tốn nhiều thời gian và công sức cho khâu quản lý của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP được xem là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và hoạch định nguồn lực. Mục đích cuối cùng mà công cụ này muốn mang lại chính là tối thiểu hóa chi phí, nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang lại lợi ích gì?

Quản trị quan hệ khách hàng

Trong thời đại 4.0 hiện nay, doanh nghiệp nào cũng cần phải chú trọng đến việc xây dựng và quản trị mối quan hệ với khách hàng nhằm gia tăng cạnh tranh so với các đối thủ khác. Phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu bước quản trị quan hệ khách hàng bằng cách lưu trữ mọi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, hành trình mua hàng, những khó khăn, phản hồi,… lên trên cùng hệ thống. Từ đó doanh nghiệp phục vụ khách hàng một cách tốt nhất qua từng giai đoạn của hành trình khách hàng.

Quản trị tối ưu nguồn nhân lực

Việc quản lý hiệu quả hàng trăm, hàng nghìn nhân sự cùng một lúc không phải là dễ dàng, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện. Thế nhưng với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP công tác quản lý nhân sự đã trở nên dễ dàng hơn, mọi thông tin: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng công, BHXH,… đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng trong việc tìm kiếm, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan.

Kiểm soát thông tin tài chính

Thông tin tài chính như các số liệu, thống kê, báo cáo được tập hợp từ nhiều bộ phận/phòng ban khác nhau do đó không thể tránh khỏi chênh lệch, thiếu nhất quán. Với hệ thống ERP trong doanh nghiệp mọi dữ liệu đều được lưu trữ tập trung, các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh đều dễ dàng nắm bắt thông tin. Bất cứ một thay đổi nào về số liệu đều được tự động tính toán và hiển thị lại chính xác nhất, nhờ vậy hạn chế sai sót từ phép tính thủ công. 

Bất kỳ lúc nào người quản lý cũng có thể xem được các thống kê, báo cáo tài chính. Nhờ vậy kịp thời có những phân tích đánh giá để đưa hoạt động trở lại đúng hướng. 

Nâng cao năng suất làm việc

Doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, quy trình làm việc cùng càng phức tạp hơn. Lúc này, phần mềm ERP sẽ phát huy công dụng của một phần mềm quản trị, tự động hóa tất cả các quy trình từ chuẩn bị nguyên vật liệu đầu vào đến bước cho ra thành phẩm. Nhờ vào hệ thống ERP duy nhất nên doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí và tăng năng suất làm việc. 

Kiểm soát tồn kho hiệu quả

Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho thành phẩm,… sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức nếu thực hiện kiểm kê thủ công. Riêng với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, công đoạn kiểm kê, quản lý hàng tồn không còn là quá khó. Phần mềm ERP giúp kiểm soát trong kho hiện tại còn bao nhiêu hàng hóa, hàng hóa loại gì, nằm ở khu vực nào, nguyên vật liệu còn khối lượng bao nhiêu, thời hạn sử dụng,… Doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình kho hàng để từ đó lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đầu vào sao cho tránh lãng phí hay thất thoát.

Môi trường thuận tiện giao tiếp, liên lạc

Các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh có thể giao tiếp dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm ERP trong doanh nghiệp. Các bộ phận nắm bắt thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác nhằm giảm thiểu xung đột hay chồng chéo thông tin. 

Phần mềm quản trị ERP phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào?

ERP system là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hiệu quả hoạt động. Vậy doanh nghiệp nào sẽ là đối tượng cần sử dụng phần mềm ERP? Cụ thể đó là:

• Doanh nghiệp gặp khó khăn và hay bị sai sót thông tin, xung đột trong hoạt động như: chênh lệch lượng hàng tồn kho, nguyên liệu nhập kho, chồng chéo hóa đơn,…
• Các doanh nghiệp lớn muốn mở rộng thêm các chi nhánh, văn phòng,… Để tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình mở rộng thì phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ là lựa chọn thích hợp. 
• Doanh nghiệp có bộ máy quản lý cồng kềnh, cách thức quản lý rời rạc thông qua nhiều kênh khác nhau dẫn đến thiếu sự nhất quán. Với phần mềm ERP doanh nghiệp có thể sử dụng mọi tính năng trên một hệ thống duy nhất. Vừa tiết kiệm chi phí lại tăng hiệu quả quản lý.  
• Doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số mà vẫn đảm bảo hiệu quả thực thi công việc. 

Các phần mềm ERP ở Việt Nam

Phần mềm ERP nước ngoài

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động cùng thành tựu công nghệ cao, các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP nước ngoài vận hành theo quy trình chuẩn hóa yêu cầu các doanh nghiệp cũng cần thay đổi để thích nghi nhanh chóng với số hóa. Các thương hiệu nổi tiếng nhất phải kể đến: SAP, Microsoft Dynamics, SAP,… Nhược điểm duy nhất của các phần mềm ERP nước ngoài chính là chi phí đầu tư khá cao. 

Phần mềm quản trị ERP trong nước

Thị trường phần mềm ERP trong nước gần đây có sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp mới. Thế nhưng thực tế không phải phần mềm quản trị ERP nào cũng hiệu quả. Một hệ thống ERP trong doanh nghiệp đạt chuẩn sẽ cần đáp ứng yêu cầu quản trị trên quy mô tổng thể, phân tích, đánh giá, cảnh báo và tích hợp được nhiều phần mềm khác. Những cái tên nổi bật tại thị trường Việt có thể kể đến: Bravo, LIFETEK, ERP Fast,…

Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Kinh nghiệm cho doanh nghiệp là nên triển khai phần mềm quản lý ERP theo các giai đoạn, cụ thể:

• Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến tài chính – kế toán. Phân hệ này tương tự như một phần mềm kế toán nên tương đối dễ sử dụng các chức năng.
• Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ hậu cần như quản lý tồn kho, quản lý giao nhận, xuất/nhập nguyên vật liệu,… Các phân hệ này cũng được tích hợp với phân hệ kế toán – tài chính ở giai đoạn 1.
• Giai đoạn 3: Triển khai các phân hệ liên quan đến sản xuất. Việc sản xuất có thể được kiểm soát chi tiết đến từng giờ máy/giờ công lao động. 

Top 5 phần mềm ERP hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Giải pháp phần mềm ERP – Microsoft Dynamics 365 

Microsoft Dynamics 365 là phần mềm ERP của nước ngoài, được ứng dụng phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm này tích hợp đầy đủ chức năng của CRM và ERP đồng thời còn thêm mới nhiều tính năng khác. Microsoft Dynamics có thể hoạt động trên cả 3 nền tảng iOS, Android và Windows Phone nên vô cùng tiện dụng. Ngoài ra điểm cộng của giải pháp này là khả năng đồng bộ hóa trong trường hợp mất kết nối internet. Mục đích cuối cùng vẫn là tạo ra phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chuỗi công việc.

LIFE ERP – phần mềm ERP hiệu quả hàng đầu 

LIFE ERP là một trong những cái tên nổi trội trong top các phần mềm ERP trong nước. Thực tế, phần mềm đã mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp bởi tích hợp nhiều module: CRM, HRM, MRP và quản lý công việc dự án. 

Các tính năng nổi bật nhất phải kể đến: 

• Tính năng tự động cấu hình ngôn ngữ, thêm trường dữ liệu động. 
• Tự động hóa tùy chỉnh dữ liệu theo các thao tác của người dùng hệ thống.
• Khả năng tích hợp dễ dàng với các phần mềm có sẵn của khách hàng. 
• Kho dữ liệu số hóa thông minh cho phép lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin, tài liệu, data như: số liệu tài chính – kế toán; thông tin về khách hàng; dữ liệu về nhân sự; dữ liệu về tồn kho, sản xuất, phân phối;…

• Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất dữ liệu trên phần mềm ERP. Ngoài ra còn tìm kiếm nhanh chóng, thông minh bằng giọng nói, ngôn ngữ tự nhiên NLP.
• Quản lý quy trình động, tự động hóa các thao tác người dùng.
• Mọi giao dịch hay trải nghiệm người dùng có thể được cải thiện, nâng cao thông qua sinh trắc học vân tay và nhận diện khuôn mặt (AI).
• Thống kê, báo cáo hiệu quả hoạt động trực quan, sinh động qua biểu đồ.

LIFE ERP còn được nhiều khách hàng tin chọn không chỉ bởi giải pháp ERP tối ưu mà còn nhờ vào đội ngũ kỹ thuật viên, đội ngũ triển khai ERP chuyên môn và kinh nghiệm dày dặn. Nhờ vậy, công đoạn triển khai ERP trong doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về hiệu quả. 

Phần mềm ERP Oracle

Phần mềm ERP Oracle được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (iCloud). Nó cho phép doanh nghiệp các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, dự án, sản xuất và phân phối,… Các doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý đơn hàng hay lập kế hoạch logistic, bán hàng,… Đây là giải pháp phù hợp với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khi có nhiều chính sách ưu đãi. 

Phần mềm OpenERP

OpenERP là cái tên tiếp theo trong top các phần mềm tốt nhất hiện nay. Phần mềm được xây dựng trên mã nguồn mở với nhiều tính năng như: quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý tài chính – kế toán, quản trị dự án, nguồn nhân lực, quản trị quan hệ khách hàng,… Ngoài ra tính năng thống kê báo cáo tự động giúp nhà quản trị nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có điều chỉnh, khắc phục kịp thời. 

Phần mềm ERP SAP Business One

SAP Business One sở hữu điểm mạnh là hệ thống tích hợp nhiều module nghiệp vụ, phù hợp với các ngành nghề kế toán, sản xuất, bán hàng,… Được ưa chuộng không chỉ bởi doanh nghiệp nước ngoài mà còn các doanh nghiệp trong nước bởi tính năng giao dịch đa tiền tệ. Ngoài ra, hệ thống còn tự động sửa lỗi hay nâng cấp khi có sai sót, tiết kiệm đáng kể chi phí cho việc bảo trì phần mềm ERP.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIFETEK

Trụ sở chính: Tầng 19, HH2 15 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

ĐIện thoại: (024) 3762 1194

Email: info@lifetek.vn

Website: https://lifetek.vn/