Lập kế hoạch quản lý dự án là nền tảng vững chắc giúp cho nhà quản trị đảm bảo mọi dự án đi đúng hướng, đạt được mục tiêu đề ra. Thông qua từng bản kế hoạch quản lý dự án, mỗi phòng ban, bộ phận hay các bên liên quan đều sẽ nắm bắt được chi tiết hoạt động qua từng giai đoạn. Vậy phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án như thế nào để đạt hiệu quả tốt?
Lập kế hoạch quản lý dự án là gì?
Lập kế hoạch quản lý dự án là việc sắp xếp, phân chia các nhiệm vụ hay đầu việc giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai một dự án nào đó. Một kế hoạch hiệu quả cần phải rõ ràng về mục tiêu, cách thức chuẩn bị và triển khai, phối hợp đồng thời đề ra các phương án bổ sung. Tất cả các cá nhân, phòng ban và các bên liên quan đều cần phối hợp làm việc, hoàn thành nhiệm vụ cũng như tuân theo quy trình và kế hoạch được thiết lập sẵn.
Quy trình 6 bước lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả
1. Xác định yêu cầu khách hàng và bên liên quan
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch quản lý dự án, cần xác định rõ các yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng. Có 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Lập kế hoạch theo yêu cầu khách hàng
- Thu thập mọi yêu cầu từ phía khách hàng một cách cụ thể, đi vào chi tiết.
- Lập kế hoạch quản lý dự án dựa trên phạm vi: ngân sách, nguồn nhân lực, thời gian triển khai, kết quả mong đợi, trách nhiệm của các bên liên quan.
Trường hợp 2: Lập kế hoạch quản lý dự án theo yêu cầu của ban lãnh đạo
- Nắm rõ mọi yêu cầu, mục tiêu đề ra từ ban lãnh đạo công ty.
- Đề xuất kế hoạch quản lý dự án cụ thể gồm các yếu tố: ngân sách, nguồn lực, thời gian, công cụ quản lý,…
2. Xác định mục tiêu dự án
Bất kỳ một dự án nào trước khi thực hiện cũng đều đặt ra mục tiêu cụ thể. Dựa vào đó, khách hàng hay các bên liên quan sẽ nhìn thấy được kết quả mong đợi cũng như dễ dàng trong việc đánh giá hiệu quả. Nhà quản trị khi lập kế hoạch quản lý dự án cũng có thể ước lượng chính xác khối lượng công việc cần thực hiện, nguồn lực nhân sự cần thiết, thời gian triển khai và dự trù ngân sách. Thế nhưng việc xác định mục tiêu chính xác đến từng con số lại không hề đơn giản. Nguyên tắc SMART là cơ sở đặt mục tiêu cho nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn lập kế hoạch quản lý nhằm đảm bảo mục tiêu dự án cụ thể, đo lường được, có tính khả thi, mang lại lợi ích thực tế và giới hạn thời gian triển khai.
3. Xác định kết quả chuyển giao cho từng giai đoạn
Bước tiếp theo để lập kế hoạch dự án đó là tính toán khối lượng công việc hay có thể nói là kết quả kỳ vọng cho từng giai đoạn dự án cụ thể. Dựa vào đó kiểm soát tiến độ, kịp thời điều chỉnh hay bổ sung phương án nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng đã đề ra.
4. Thiết lập tiến độ dự án
Dự án có được triển khai đúng hướng hay không phụ thuộc phần lớn vào bước thiết lập tiến độ dự án. Bước này rất quan trọng trong quy trình lập kế hoạch quản trị dự án. Cụ thể tại bước này, nhà quản trị cần thiết lập các nhiệm vụ, phân bổ nhân sự, thời gian hoàn thành các mục tiêu và theo dõi sát sao nhằm đảm bảo thời gian theo đúng kế hoạch.
5. Nhận diện mối nguy hiểm và xác định mức độ rủi ro
Khi thực hiện bất kỳ dự án nào cũng không thể tránh khỏi những rủi ro. Tuy nhiên ta có thể lường trước các mối nguy tiềm ẩn hay thách thức và xác định được mức độ rủi ro. Trong quá trình lập kế hoạch quản trị dự án cần dự trù các phương án bổ sung nhằm hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án.
6. Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Bản kế hoạch cần được trình bày rõ trong cuộc họp cho các bên liên quan. Mọi thông tin, các bước triển khai hay giải pháp, công cụ hỗ trợ đều được diễn giải một cách chi tiết. Cuộc họp cũng sẽ mang tính chất thảo luận, có người trình bày, các thành viên khác lại nêu câu hỏi và phản biện. Thông qua đó bản kế hoạch quản lý dự án cuối cùng sẽ hoàn chỉnh và đạt được đồng thuận của các bên.
Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án cho doanh nghiệp – LIFE OFFICE
Một trong những giải pháp hay công cụ tốt nhất để dự án đi đến thành công chính là LIFE OFFICE. Chúng tôi xin giới thiệu một vài tính năng nổi bật nhất của phần mềm như sau:
- Cho phép tạo lập kế hoạch và lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin, tài liệu của một hay nhiều dự án trên cùng hệ thống.
- Tự động hóa quy trình và các thao tác quản lý:
- Tạo công việc/nhiệm vụ và tự động cảnh báo thời hạn hoàn thành.
- Tự động thiết lập gửi email thông tin đến các phòng ban liên quan.
- Thống kê, báo cáo công việc tự động, trực qua dưới dạng bảng, biểu đồ.
- Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân, bộ phận.
- Quản lý công văn đến, công văn đi, lịch công tác một cách tự động.
- Tự động hóa lập lịch họp:
- Tự động gửi email thông báo lịch họp đến các cá nhân/phòng ban liên quan.
- Hủy lịch họp và tự động gửi thông báo trước 15 phút.
- Lên lịch làm việc và quản lý thời gian hiệu quả:
- Giao/nhận việc tự động qua hệ thống.
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và deadline.
- Cảnh báo khi sắp đến thời hạn hoàn thành, cảnh báo công việc trễ hạn.
- Kho dữ liệu số hóa khổng lồ, OCR tài liệu scan thành các văn bản số.
- Cho phép tìm kiếm dữ liệu bằng giọng nói, tìm kiếm trên file scan hoặc tìm kiếm theo ngôn ngữ tự nhiên NLP.
Xem Thêm
Top 5 phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay
LIFE OFFICE sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong khâu lập kế hoạch quản lý để đạt được mục tiêu, kết quả kỳ vọng. Trên đây chúng tôi chỉ đề cập sơ qua các tính năng nổi bật của sản phẩm.
