Quản lý công việc luôn là vấn đề gây đau đầu không chỉ với mỗi cá nhân mà còn với các doanh nghiệp nói chung. Vậy đâu là giải pháp quản lý tổng thể công việc cho các nhà quản trị, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến quy trình quản trị công việc hiệu quả cho doanh nghiệp!
Tại sao cần có quy trình quản lý công việc?
Quản lý công việc là điều cực kỳ quan trọng mà bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Trước hết mang lại hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc từ đó mang lại nguồn lợi nhuận cho toàn bộ doanh nghiệp. Quản trị công việc hiệu quả cũng giúp nâng cao uy tín và xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
Thế nhưng quản lý không chỉ đơn giản là giao và nhận việc mà phân chia công việc như thế nào, có phù hợp với năng lực nhân viên hay không, thời gian thực hiện và hoàn thành, kết quả đạt được sau mỗi công việc là gì,… Người quản trị cần phải trả lời tốt mọi câu hỏi để quản lý các công việc đạt hiệu quả tối đa.
Quy trình quản trị công việc hiệu quả
1. Lập kế hoạch
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý công việc mà nhà quản trị không thể bỏ qua đó chính là tạo lập một kế hoạch cụ thể. Bởi khi đứng trước một khối lượng công việc cực lớn, nếu không lập kế hoạch rất có thể sẽ bỏ sót rất nhiều thứ. Để đưa ra một bản kế hoạch chi tiết và hiệu quả nhất, cần thực hiện các bước:
- Xác định mục tiêu của kế hoạch, kỳ vọng kết quả đạt được sau khi thực hiện.
- Phân chia các công việc nhỏ cần phải thực hiện.
- Thời gian triển khai và thời hạn cần hoàn thành.
- Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc.
Đối với các kế hoạch dài hạn thì càng cần phải chia nhỏ công việc để quá trình triển khai được dễ dàng hơn. Mỗi công việc được xem như một mục tiêu ngắn hạn cần giải quyết triệt để, khoa học nhằm hoàn thành mục tiêu tổng thể.
2. Triển khai thực hiện
Bước triển khai thực hiện trong quy trình quản lý công việc là tổ chức thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ cụ thể trong bản kế hoạch. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện một số nội dung sau:
- Xác định các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện.
- Phân chia tổ chức thành các nhóm, bộ phận để thực hiện công việc.
- Phân bổ nhân sự, xác định nhiệm vụ, quyền hạn cho từng thành viên, bộ phận.
3. Tìm kiếm nguồn tham khảo
Để phục vụ thực hiện tốt các công việc được giao, người thực hiện sẽ cần nhiều thông tin, dữ liệu để tham khảo hoặc làm tiền đề cho việc cải tiến, phát triển. Các nguồn tham khảo công việc hiện nay rất đa dạng, cần phải chọn lọc những nguồn chính thống, hữu ích từ sách vở, tài liệu, internet hoặc trong nội bộ công ty.
4. Lên lịch thực hiện công việc chi tiết
Bước này khá quan trọng trong quy trình quản lý bởi lập lịch làm việc chi tiết giúp phân bổ thời gian, sắp xếp công việc từ ưu tiên cao đến thấp, theo thời hạn hoàn thành,… Nhờ vậy, công việc diễn ra tuần tự, bổ trợ lẫn nhau và không bị bỏ sót các đầu việc quan trọng. Có thể nói quản lý công việc cũng chính là quản lý, sắp xếp thời gian một cách hợp lý.
5. Kiểm soát và đánh giá
Kiểm soát là bước khá quan trọng trong quy trình quản trị công việc. Đây là quá trình theo dõi, kiểm tra thường xuyên mọi công việc nhằm phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo công việc đi đúng hướng. Còn đánh giá sẽ nhằm xác định kết quả đạt được có giống như kỳ vọng, mục tiêu đã đề ra. Từ đó rút ra được bài học kinh nghiệp cho các chiến lược, dự án tương tự trong các giai đoạn tiếp theo. Khâu kiểm soát và đánh giá không chỉ thực hiện khi kết thúc kế hoạch mà diễn ra xuyên suốt trong mọi giai đoạn thực hiện, quản trị công việc.
Nâng cao hiệu quả với phần mềm quản lý công việc dự án LIFEOFFICE
Với phần mềm quản lý công việc dự án – LIFE OFFICE, nhà quản trị sẽ không còn phải quản lý một cách thủ công qua giấy tờ hay ghi chép trên sách vở. Thay vào đó:
- Mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến công việc đều sẽ được quản lý, lưu trữ trên cùng một hệ thống hay còn được gọi là “kho dữ liệu số hóa”.
- Tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm thông minh bằng giọng nói.
- Tạo lập kế hoạch, giao/nhận công việc, giám sát tiến độ và báo cáo thống kê tự động.
- Đặt mức độ ưu tiên cho các đầu việc, cảnh báo thời hạn hoàn thành hay cảnh báo công việc trễ hạn.
- Quản lý công văn đến, công văn đi; quản lý lịch họp và tự động thông báo bằng email đến các phòng ban liên quan.
- … và thêm nhiều tính năng hữu ích từ phần mềm quản lý công việc .
LIFE OFFICE sẽ là giải pháp hàng đầu giúp cho nhà quản trị hay doanh nghiệp quản lý các công việc một cách hiệu quả. Trên đây chỉ là giới thiệu sơ bộ về phần mềm, Quý khách hàng có nhu cầu và cần được tư vấn cụ thể hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin sau:
