Bạn đang mất nhiều thời gian theo dõi công việc, tìm kiếm file lưu trữ dữ liệu hay tạo lập báo cáo,… mà quản lý dự án vẫn không đạt hiệu quả, luôn khó kiểm soát. Vậy phần mềm quản lý dự án chính là giải pháp hiệu quả dành cho bạn trong thời đại 4.0. Cùng tìm hiểu xem phần mềm quản lý dự án là gì và lợi ích to lớn mà nó mang lại, đồng thời ứng dụng phần mềm nào sẽ phù hợp? Cùng tìm hiểu xem!

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là hệ thống các chương trình được thiết lập sẵn nhằm hỗ trợ cho việc quản lý toàn bộ các hoạt động, công việc của các nhân, phòng ban hay dự án. Quản lý công việc hiệu quả từ bước lên kế hoạch, dự toán nguồn lực đến phân bổ nhân sự, theo dõi tiến độ và thống kê, báo cáo. 

Lợi ích của phần mềm quản trị dự án?

• Phần mềm quản lý dự án tổng thể đến chi tiết, quản trị một hay nhiều dự án trên cùng hệ thống, hạn chế chồng chéo hay bỏ sót thông tin.
• Nhân sự chủ động nắm bắt công việc, thực hiện theo đúng kế hoạch.
• Quy trình làm việc được cải tiến, nhất quan hơn giữa các phòng ban, bộ phận. 
• Tự động hóa giao/nhận việc trên hệ thống, thông tin chuyển tiếp nhanh chóng kịp thời.
• Doanh nghiệp đo lường, đánh giá chính xác năng lực của mỗi nhân viên dựa vào báo cáo trực quan, quản lý khen thưởng.
• Giảm thiểu chi phí và nguồn lực do phần mềm đo lường và kiểm soát liên tục tiến độ, hạn chế phát sinh rủi ro hoặc kịp thời điều chỉnh khi cần. 

Xem Thêm

Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp

Top 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

1. LIFETEK – phần mềm quản lý dự án hiệu quả hàng đầu

Nhắc đến phần mềm quản lý dự án hay phần mềm theo dõi tiến độ công việc thì không thể bỏ qua giải pháp thông minh LIFE OFFICE đến từ thương hiệu LIFETEK. Phần mềm được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp vừa và lớn bởi các tính năng nổi bật sau:

• Quản lý mọi thông tin, dữ liệu từ tổng quan đến chi tiết về dự án với kho dữ liệu số hóa: 
  • Hợp đồng dự án, thời gian thực hiện, tổng mức chi phí đầu tư, lĩnh vực, quy mô dự án.
  • Thông tin chi tiết về từng hạng mục con, các đầu mục công việc cần thực hiện.
  • Thông tin về đối tác, khách hàng hay các bên liên quan.
• Phần mềm quản lý dự án cho phép lập kế hoạch, tính toán thông minh nguồn lực cần thiết cho dự án dựa trên yêu cầu.
• Quản lý lịch họp linh hoạt, tự động gửi email thông báo hoặc hủy lịch họp đến các bộ phận liên quan. 

• Quản lý quá trình thực hiện công việc:
  • Lập kế hoạch dự án, lịch làm việc cho từng cá nhân, phòng ban.
  • Giao/nhận việc nhanh chóng nhờ thông báo tự động.
  • Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên.
  • Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, dự án theo ngày, tuần, dự án.
• Hệ thống nhắc nhở, cảnh báo:
  • Cảnh báo về thời gian định mức còn lại cho từng đầu việc hay toàn bộ dự án.
  • Thống kê số lượng công việc và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, deadline.
  • Gửi email nhắc nhở tự động khi gần hết hạn thực hiện.
  • Cảnh báo cho các công việc đã hết hạn. 
• Quản lý quy trình động, tự động thống kê và báo cáo:
  • Theo dạng bảng, biểu đồ, phân tích,…
  • Báo cáo tiến độ dự án, công việc trễ hạn, đánh giá năng suất của từng nhân viên, phòng ban. 

• Tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhanh chóng trên phần mềm. Hoặc sử dụng tìm kiếm thông minh bằng giọng nói. 

Với đa dạng các tính năng hữu ích kể trên, phần mềm quản trị dự án LIFE OFFICE sẽ là một phần quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp. 

2. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello

Trello là phần mềm quản lý tiến độ dự án miễn phí của nước ngoài, tuy nhiên sẽ giới hạn tính năng hơn so với bản trả phí. Điểm nổi bật của phần mềm là khả năng giao/nhận việc nhanh chóng, tức thì. Mọi công việc đều được thể hiện trực quan trên giao diện bảng Kanban. Ngoài ra phần mềm còn cho phép: thay đổi linh hoạt nhân sự, đính kèm tài liệu cho mỗi dự án, tương tác trực tiếp trên phần mềm, sử dụng được trên nhiều thiết bị,…

3. Quản trị dự án hiệu quả với Project Manager

Đây là phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực (realtime) với khả năng theo dõi hiệu quả lịch làm việc, tiến độ, deadline công việc. Nhiều tính năng nổi bật của app quản lý dự án Project Manager gồm: giao diện quản lý theo biểu đồ Gantt hoặc dạng bảng, lên kế hoạch tự động, lên lịch làm việc, giao/nhận việc tự động, báo cáo dự án,…

4. Giải pháp quản lý dự án tối ưu LiquidPlanner

Phần mềm quản trị dự án tối ưu LiquidPlanner được đánh giá cao bởi khả năng đáp ứng nghiệp vụ phức tạp, phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như: lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, theo dõi/giám sát tiến độ và phân tích hiệu quả chi tiết. LiquidPlanner có bản miễn phí cho người dùng nhưng giới hạn một vài tính năng. Chi phí cho bản trả phí khá cao so với các phần mềm quản trị dự án ở cùng phân khúc. 

5. Phần mềm online Microsoft Project quản lý dự án

Chắc hẳn cái tên Microsoft không còn xa lạ với người dùng, phần mềm Microsoft Project là một trong những phân hệ nổi bật. Phần mềm cho phép quản lý dự án, dữ liệu và danh mục đầu tư một cách hiệu quả. Xử lý các tác vụ một cách có hệ thống, chuyên nghiệp từ lên kế hoạch, phân bổ nhân sự cho từng đầu việc, theo dõi tiến độ dự án cho đến quản lý chi phí tài chính, báo cáo,…

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ về top các phần mềm quản lý dự án – công cụ cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp khi triển khai các dự án hay công việc. Hy vọng bài viết đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích để chọn được giải pháp quản lý phù hợp!